Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Chi tratta i tuoi dati

Il Titolare del trattamento

Extra Moenia S.r.l., con sede legale in Viale Mazzini 120, Scala D – 03100 Frosinone (FR), C.F./P.IVA 02238620609 – Email: privacy@birraandsound.com.

I Responsabili del trattamento

Extra Moenia si avvale, ove necessario, di soggetti esterni per alcuni servizi, designati come Responsabili del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

IES, redazione della rivista “Birra&Sound” con sede legale in Perugia, Via G. Donizetti n. 49, è stata designata come Responsabile del Trattamento dei Dati ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679. La Redazione tratta i dati personali esclusivamente per conto di Extra Moenia srl e secondo le istruzioni fornite, per le seguenti finalità:

• selezione, valutazione e valorizzazione editoriale delle opere fotografiche;
• pubblicazione delle immagini e dei relativi credit:
  • sul sito internet birraandsound.it;
  • sui canali social ufficiali di Birra&Sound;
  • sulla rivista Birra&Sound, in formato cartaceo e digitale;
• comunicazione delle shortlist, delle selezioni intermedie e dei risultati finali del progetto, inclusa la comunicazione dei fotografi selezionati e dei vincitori;
• supporto editoriale e comunicativo alle attività culturali, espositive e divulgative connesse al progetto.

La Redazione IES non è autorizzata a utilizzare i dati per finalità autonome o commerciali proprie, né a comunicarli a terzi, se non nei limiti e secondo le istruzioni del Titolare.

Per ulteriori informazioni sul trattamento dei dati da parte della Redazione, è possibile contattarla all’indirizzo email: redazione@birraandsound.it.

L’elenco aggiornato dei Responsabili può essere richiesto a privacy@birraandsound.com

2. Quali dati Trattiamo

Nell’ambito del progetto vengono trattate le seguenti categorie di dati:

dati identificativi e di contatto

• Nome, Cognome
• Indirizzo email
• indirizzo di residenza (se fornito volontariamente) 
• eventuale profilo social o sito web (se forniti volontariamente)
• numero di telefono (facoltativo, se fornito volontariamente)
• informazioni funzionali alla gestione della partecipazione, quali la categoria di iscrizione, la lingua di comunicazione e la corrispondenza intercorsa nell’ambito del progetto.

dati relativi alle opere

• immagini fotografiche caricate;
• dichiarazioni di titolarità, autenticità e autorizzazioni (il partecipante dichiara e garantisce di essere titolare dei diritti sulle opere inviate e di aver acquisito, ove necessario, le autorizzazioni e liberatorie per eventuali soggetti ritratti, assumendosi ogni responsabilità in merito);
• in caso di necessità di verifica dell’autenticità dell’opera, potremo richiedere temporaneamente file originali comprensivi di metadati tecnici (es. dati EXIF), che saranno utilizzati esclusivamente per finalità di controllo e non saranno conservati oltre il tempo strettamente necessario alla verifica.

3. Finalità del trattamento

Usiamo i tuoi dati personali per:

• gestire la tua iscrizione al progetto Beer Photography;
• gestire l’invio delle opere fotografiche;
• inviarti comunicazioni organizzative e informative relative al progetto;
• selezionare, valutare e valorizzare le opere da un punto di vista editoriale e culturale;
• organizzare mostre, esposizioni e attività culturali collegate;
• gestire adempimenti legali e amministrativi connessi al progetto;
• pubblicare e diffondere (con credit) le opere inviate e/o selezionate sui canali del progetto (rivista, sito, social, mostre) per finalità editoriali, culturali e di promozione del progetto;
• inviarti la rivista in formato digitale (se ce lo chiedi);
• inviarti newsletter o comunicazioni promozionali (se ci dai il consenso).

I tuoi dati non saranno utilizzati per finalità di marketing o newsletter, salvo tuo consenso esplicito e separato.

4. Come trattiamo i tuoi dati

Trattiamo i tuoi dati con strumenti digitali e cartacei e li proteggiamo con misure di sicurezza adeguate.

Modalità di raccolta dei dati

I dati personali sono raccolti direttamente presso l’interessato attraverso:

• la compilazione del modulo di iscrizione al concorso e del modulo di caricamento delle opere fotografiche presenti sul sito ufficiale del concorso gestito tramite piattaforma digitale integrata nel sito;
• eventuali comunicazioni via email o altri canali ufficiali del progetto.

Non vengono raccolti dati personali da fonti pubbliche o da terzi, salvo quanto eventualmente dichiarato dal partecipante.

Archiviazione elettronica

• i dati vengono conservati su PC protetti da password, Google Drive, Google Fogli, Gestionale aziendale, dispositivi mobili aziendali;
• sono implementate misure di sicurezza come autenticazione a due fattori (2FA), crittografia e controllo delle sessioni attive;
• i dati sensibili sono accessibili solo al personale autorizzato;
• i file fotografici caricati dai partecipanti sono conservati su sistemi protetti e non accessibili al pubblico, salvo le opere selezionate per finalità editoriali ed espositive nel rispetto del presente regolamento;
• il sito web del progetto è ospitato presso provider con sede nell’Unione Europea (Aruba S.p.A.). I dati raccolti tramite il sito sono conservati su server situati nell’Unione Europea o comunque nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR.

Misure di sicurezza aggiuntive

• backup periodici dei dati archiviati digitalmente;

Periodo di conservazione:

• Per tutta la durata del progetto Beer Photography cui partecipi, al fine di gestire l’iscrizione, la selezione e le attività connesse;
• I dati di contatto saranno conservati fino a 24 mesi dalla conclusione dell’edizione, per eventuali esigenze organizzative, amministrative o editoriali connesse alla mostra e alle pubblicazioni;
• per le opere selezionate, conserveremo i dati minimi necessari all’attribuzione dell’autorialità (nome e credit), per tutto il periodo in cui le opere saranno incluse nell’archivio editoriale e culturale del progetto o utilizzate per finalità espositive, documentali o promozionali coerenti con il progetto stesso.
• Decorso tale termine, i dati non più necessari saranno cancellati o anonimizzati.

Trasferimenti verso paesi Extra UE

• Per l’erogazione di alcuni servizi digitali (es. servizi cloud o strumenti di gestione documentale), il Titolare può avvalersi di fornitori che comportano il trasferimento di dati personali verso Paesi al di fuori dell’Unione Europea
• Tali trasferimenti avvengono nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR, mediante decisioni di adeguatezza della Commissione Europea oppure tramite l’adozione di Clausole Contrattuali Standard (SCC) o altre misure di salvaguardia idonee.
• Ulteriori informazioni sulle garanzie applicate possono essere richieste scrivendo a privacy@birraandsound.com

5. Perchè possiamo trattare i tuoi dati

Trattiamo i tuoi dati personali solo quando esiste una base giuridica adeguata. In particolare:

• per l’esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali (art. 6.1.b GDPR) connesse alla tua partecipazione al progetto Beer Photography, inclusa la gestione dell’iscrizione, delle comunicazioni organizzative, della selezione delle opere e delle attività editoriali collegate;
• per adempiere a obblighi di legge cui siamo soggetti (art. 6.1.c GDPR);
• per il perseguimento di un nostro legittimo interesse, consistente nella realizzazione e promozione culturale del progetto, interesse compatibile con le ragionevoli aspettative dei partecipanti che aderiscono volontariamente a un’iniziativa editoriale e culturale;
• per il perseguimento di un nostro legittimo interesse alla diffusione e valorizzazione culturale ed editoriale delle opere fotografiche, inclusa la pubblicazione delle immagini e dei relativi credit sui canali ufficiali del progetto, in coerenza con le finalità del concorso e le aspettative dei partecipanti;
• sulla base del tuo consenso esplicito, per finalità ulteriori come l’invio della newsletter o comunicazioni promozionali per usarli per altri scopi (es. newsletter, comunicazioni promozionali…).

6. I destinatari dei tuoi dati

I tuoi dati personali sono trattati principalmente dal Titolare e da soggetti che operano per suo conto, nel rispetto delle finalità indicate nella presente informativa.

In particolare, i dati potranno essere trattati da:

• la Redazione della rivista “Birra&Sound”, IES, Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
• soggetti interni espressamente autorizzati dal Titolare, che operano sotto la sua diretta responsabilità;
• fornitori di servizi tecnici e organizzativi (es. piattaforme digitali, gestione email, archiviazione dei dati), nominati Responsabili del trattamento;
• enti, istituzioni o partner coinvolti esclusivamente nell’organizzazione di attività culturali, editoriali ed espositive connesse al progetto Beer Photography, nei limiti strettamente necessari allo svolgimento delle attività.
• fornitori di servizi cloud e piattaforme digitali utilizzate per la gestione del progetto (es. Google Workspace o sistemi CRM)
• in caso di operazioni societarie straordinarie (es. fusione o cessione), i dati potranno essere trasferiti al soggetto subentrante, che li tratterà nel rispetto delle medesime finalità e tutele previste nella presente informativa.

Richieste di contatto da parte di soggetti terzi

Qualora enti, aziende o operatori del settore manifestino interesse a entrare in contatto con un partecipante per opportunità professionali coerenti con le finalità culturali del progetto, il Titolare potrà trasmettere al partecipante la richiesta ricevuta.

Tali richieste potranno essere inoltrate esclusivamente dopo la conclusione della mostra finale del concorso, al fine di garantire l’indipendenza e la neutralità delle fasi di selezione e valutazione.

Il contatto diretto tra le parti avverrà esclusivamente su iniziativa o con il consenso specifico del partecipante.

I dati personali dei partecipanti non saranno in alcun caso comunicati a terzi per finalità commerciali o promozionali, né ceduti per attività di marketing.

Invio della rivista in formato digitale

Previo consenso esplicito e separato, i dati di contatto potranno essere utilizzati per l’invio della rivista Birra&Sound in formato digitale o per comunicazioni editoriali.

In assenza di consenso, i dati non saranno utilizzati per tali finalità.

7. I tuoi diritti

Hai sempre il diritto di

• sapere quali dati trattiamo su di te;
• farli correggere se sbagliati;
• chiederne la cancellazione, se ne hai diritto;
• limitarne l’uso temporaneamente;
• riceverli in un formato leggibile o trasferirli altrove;
• revocare il consenso che avevi dato;
• opporti a certi trattamenti (il diritto di opposizione vale in particolare per trattamenti basati su legittimo interesse);
• fare reclamo al Garante Privacy se pensi che ci sia un problema.

Puoi inviare la tua richiesta a privacy@birraandsound.com

8. Cookie Policy

Il sito web del progetto utilizza cookie e tecnologie simili per migliorare la navigazione, ottimizzare le prestazioni, analizzare l’utilizzo e fornire funzionalità essenziali. I cookie possono essere tecnici, funzionali, analitici o di terze parti.

Per informazioni dettagliate sui cookie utilizzati, sulle finalità e sulle modalità di gestione o rifiuto, si rimanda alla Cookie Policy disponibile su questa pagina.

L’utente può gestire le proprie preferenze sui cookie in qualsiasi momento tramite le impostazioni del browser o gli strumenti messi a disposizione dal sito stesso.

9. Aggiornamenti

L’informativa potrà essere soggetta a revisioni. La versione aggiornata sarà sempre disponibile sulla questa pagina e sui canali ufficiali del progetto.